Đối với nhiều người, văn phòng ảo là một từ còn khá mới mẻ. Thế nhưng, cụm từ này đã xuất hiện từ rất lâu, việc cho thuê văn phòng ảo cũng hết sức bình thường. Đây là một dịch vụ cho thuê văn phòng của nhiều cá nhân, hay doanh nghiệp vừa khởi nghiệp cần mở rộng và thăm dò thị trường. Tất cả các đối tượng này đều có chung mục đích là tối ưu hoá chi phí văn phòng, mặc dù mang tên văn phòng ảo, nhưng giá trị mang lại cho người đi thuê là hoàn toàn thực tế.

Văn phòng ảo đã xuất hiện trên khá nhiều nơi ở những quốc gia phát triển trên thế giới từ rất lâu như: Anh, Pháp, Mỹ, Đức, Ý, Nhật, Hàn, Singapore, v.v… Và trong những năm gần đây, dịch vụ này đã nở rộ ở Việt Nam và đã bắt kịp theo xu thế của thế giới tạo điều kiện phát triển và thuận lợi cho nhiều doanh nghiệp.

Vậy văn phòng ảo là gì và bắt nguồn từ đâu

Văn phòng ảo còn được biết đến như một loại hình văn phòng thông minh, có khả năng đáp ứng hết mọi yêu cầu về cơ sở vật chất như một văn phòng truyền thống, văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng hoàn toàn có thật, được một đơn vị cho thuê văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp cần sử dụng.

Ngoài ra, văn phòng ảo này còn có thể được dùng để đăng kí địa chỉ kinh doanh, nó đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu tiện ích như một văn phòng thật cho chính doanh nghiệp đó như: Có lễ tân đón tiếp và trực điện thoại, nhận các thư từ, phòng họp có trang bị máy chiếu, máy lạnh, có sức chứa lên đến 30 người và các thiết bị văn phòng khác.

Mục tiêu của sự ra đời văn phòng ảo là nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp địa chỉ đăng kí kinh doanh, và cũng như làm các văn phòng đại diện, địa chỉ giao dịch cụ thể với sự tối ưu hoá chi phí.

Mô hình văn phòng ảo đang được sử dụng rất nhiều hiện nay

Các doanh nghiệp nhỏ, Start up, người làm freelancer, các công ty nhỏ mới thành lập chưa có điều kiện thuê văn phòng làm việc như các công ty lớn, các công ty của nước ngoài đặt văn phòng tại Việt Nam có thể sử dụng văn phòng ảo này như một văn phòng đại diện. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp muốn thuê địa chỉ đăng kí kinh doanh đẹp, vị trí thuận tiện cho việc đi lại ngay tại trung tâm để có thể giao dịch thuận tiện với đối tác là mục tiêu nên sử dụng văn phòng ảo.

Hiện nay, có rất nhiều văn phòng ảo cho thuê ở Việt Nam, đặc biệt là tại các thành phố lớn như Sài Gòn. Đây là hình thức kinh doanh hoàn toàn hợp pháp. Do đó, bạn có thể tin tưởng và yên tâm sử dụng dịch vụ của văn phòng ảo nếu đang có nhu cầu nhưng vẫn con lo ngại về mặt pháp lý của nó.

Ưu điểm gì khi thuê văn phòng ảo

Đây là loại hình dịch vụ có rất nhiều ưu điểm với người thuê, phù hợp với doanh nghiệp mới, những công ty vừa khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp chưa có điều kiện tài chính ổn định. Ưu điểm nổi bật nhất của văn phòng ảo như:

• Tiết kiệm và tối ưu hoá chi phí cho các công ty: Đây cũng là điều quan trọng và thiết yếu đầu tiên khi các doanh nghiệp nghĩ đến văn phòng ảo. Vì giá thuê rẻ, bạn không phải bỏ một số tiền quá lớn để đầu tư cho nhiều cơ sở vật chất vì đã được trang bị đầy đủ. Khác biệt so với việc thuê văn phòng truyền thống, văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí khá lớn. Bạn chỉ cần bỏ ra từ 500.000 – 1.000.000 vnđ là đã có thể sử dụng được một văn phòng ảo tại địa chỉ đẹp ở các khu vực trung tâm với đầy đủ các trang thiết bị. Điều này là một tin đáng mừng nếu ai đang có ý định khởi nghiệp.
• Bên cạnh đó, bạn không phải lo ngại về lễ tân luôn trực điện thoại và đón tiếp khách hàng. Bạn sẽ không sợ bị thất lạc mail, fax, v.v… sẽ được chuyển đến bạn một cách xác thực nhất. Vấn đề liên lạc của bạn đối với khách hàng, đối tác và doanh nghiệp khác sẽ luôn được đảm bảo.
• Đưa những lãng phí sử dụng văn phòng truyền thống về 0đ.
• Được sử hỗ trợ tiếp khách, nghe điện thoại khách hàng từ đội ngũ lễ tân duyên dáng, chuyên nghiệp.
• Được phục vụ phòng họp, chổ ngồi theo giờ ngay khi có nhu cầu.
• Được hỗ trợ về các vấn đề về IT
• Được hỗ trọ tạo hệ thống, marketing khi khách hàng cần.
• Khách hàng lâu dài luôn có những ưu đãi, ưu tiên theo chương trình.

Văn phòng ảo là sự lựa chọn thông minh của doanh nghiệp nhỏ, start up

Và nhược điểm của nó

Có ưu điểm tất là sẽ có nhược điểm. Điều này là một điều không có gì xa lạ. Văn phòng ảo cũng vậy. Tuy nhiên, nhược điểm của văn phòng ảo không đáng kể như:

• Mất thời gian chuyển thông tin từ văn phòng ảo về trụ sở nhất định, dễ ảnh hưởng đến việc xử lý các vấn đề khách hàng cần xử lý gấp.
• Việc xử dụng cơ sở vật chất chung sẽ mang lại một số bất tiện như hư hỏng, chiếm nhiều thời gian.
• Nội thất và các trang thiết bị không đáp ứng đủ yêu cầu bạn đặt ra.

Lời cuối, chúng tôi khuyến khích bạn tự đưa ra suy nghĩ của mình về việc thuê mướn văn phòng ảo.Vì theo bài đánh giá và phân tích trên, ưu điểm nhiều hơn nhược điểm nhưng đây cũng là một cách khôn ngoan để tiết kiệm chi phí cho nhiều công ty, doanh nghiệp nhỏ.